La era digital al servicio de la copropiedad: Cómo la tecnología y la reforma tributaria impulsan la gestión eficiente en propiedad horizontal en Colombia
La administración de copropiedades bajo el régimen de la Ley 675 de 2001 en Colombia enfrenta hoy un escenario de rápida transformación. Por un lado, la inminente Reforma Tributaria 2025 introduce ajustes que impactan directamente a las copropiedades bajo el régimen de propiedad horizontal. Por otro, las soluciones tecnológicas específicas vienen a cambiar radicalmente la forma de llevar la contabilidad, la automatización documental y la gestión operativa de estos entes. Para administradores, consejos de administración, contadores y asesores legales, comprender estas dos dinámicas y articularlas puede marcar la diferencia entre una gestión reactiva y una gestión estratégica, eficiente y transparente.
El Proyecto de Reforma Tributaria 2025 presenta un conjunto de modificaciones relevantes para las copropiedades horizontales. En particular, en materia de IVA, se propone que las cuotas de administración de copropiedades que realicen actividades económicas —por ejemplo, zonas comunes explotadas comercialmente, parqueaderos o eventos— puedan quedar sujetas al impuesto, salvo que se trate de copropiedades de uso estrictamente residencial. Según el análisis de diversos medios especializados, las copropiedades residenciales seguirían exentas del IVA en las cuotas de administración y servicios de parqueadero o uso de zonas comunes, mientras que las de uso mixto o comercial —con locales, oficinas o explotación de áreas comunes— sí podrían quedar bajo la responsabilidad del IVA, incluso por actividades que antes no se consideraban venta o prestación de servicios.
Adicionalmente, la DIAN ha reiterado que cuando una copropiedad alquila o explota económicamente sus zonas comunes (salón social, piscina, gimnasio o parqueadero a externos) y emite factura electrónica, esos ingresos están gravados con IVA. Este nuevo panorama exige a las copropiedades revisar el uso de sus espacios comunes, el destino de los ingresos y la clasificación del inmueble, así como la correcta facturación electrónica, la emisión de comprobantes, el cálculo del impuesto y los registros contables correspondientes.
Más allá de la reforma tributaria, existen nuevas disposiciones legales que demandan una gestión administrativa y documental más rigurosa. El Decreto 768 de 2025, vigente desde julio de este año, regula diversos aspectos de la convivencia, la seguridad, las pruebas, la vigilancia y las actividades económicas en espacios comunes. Este decreto exige una gestión con mayor control del cumplimiento normativo, lo que obliga a las copropiedades a mejorar sus procesos administrativos y de archivo.
De forma paralela, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) emitió el Concepto 0006-25 sobre contabilidad en propiedad horizontal, destacando que las copropiedades, al constituirse como persona jurídica, deben llevar contabilidad conforme a las normas vigentes, como las NIIF para PYMES y el Decreto 2420 de 2015. Asimismo, expertos en contabilidad han señalado que aún existen errores comunes en este tipo de entidades, como confundir las cuotas ordinarias con ingresos operacionales, no llevar un plan de cuentas adaptado al sector o desconocer las obligaciones tributarias derivadas de actividades económicas secundarias.
En este contexto normativo, la adopción de herramientas tecnológicas se ha convertido en una necesidad estratégica. La automatización contable mediante software en la nube especializado permite registrar cuotas ordinarias y extraordinarias, manejar moras, fondos de reserva, presupuestos y conciliaciones bancarias, asegurando el cumplimiento del marco contable exigido. Además, la integración de módulos de facturación electrónica, IVA y reportes tributarios reduce errores y riesgos fiscales, optimizando el cumplimiento de obligaciones ante la DIAN.
Otro beneficio fundamental de la tecnología es la transparencia. Plataformas que permiten a los copropietarios consultar en tiempo real su estado de cuenta, pagos, reservas de zonas comunes, actas y comunicaciones mejoran la gobernanza del conjunto y fomentan la confianza. La digitalización de la documentación, a través de soluciones de gestión documental o LegalTech, asegura la trazabilidad, el control de versiones y la conservación segura de actas, reglamentos internos y documentos contables.
Para administradores y consejos de administración, adoptar soluciones digitales significa también ganar en eficiencia operativa. Un sistema de gestión integral permite centralizar información, automatizar procesos repetitivos y generar reportes automáticos sobre cartera, ingresos y gastos. De esta manera, se libera tiempo para la planeación estratégica y se reduce el margen de error en los procesos manuales.
Las copropiedades que deseen adaptarse de manera efectiva a este nuevo escenario deberían comenzar con un diagnóstico integral. Es necesario verificar si ya cuentan con facturación electrónica, determinar si existen ingresos gravados con IVA, revisar los estados financieros conforme a las NIIF y evaluar el cumplimiento de las nuevas disposiciones del Decreto 768 de 2025. También es recomendable segmentar los ingresos entre cuotas ordinarias de mantenimiento (no gravadas con IVA) e ingresos por explotación de zonas comunes (potencialmente gravados). Esta separación contable puede implementarse fácilmente mediante un software especializado.
Asimismo, resulta esencial capacitar a administradores, contadores y miembros del consejo de administración en los nuevos retos tributarios y tecnológicos. La comunicación con los copropietarios debe ser clara y transparente, informando sobre las modernizaciones implementadas, sus beneficios y las razones detrás de posibles ajustes en las cuotas o políticas de uso de espacios comunes. En este proceso de transformación, contar con asesoría profesional especializada es clave. Firmas de servicios legales y contables pueden ofrecer acompañamiento integral en diagnóstico, cumplimiento normativo, automatización contable y actualización documental. Es el caso de empresas que ofrecen soluciones prácticas y escalables, integrando la automatización tecnológica con la gestión tributaria y contable, permitiendo a las copropiedades adaptarse a las nuevas exigencias del mercado y de la administración pública.
De hecho, este es el momento ideal para que empresas especializadas en servicios legales y contables posicionen su oferta como aliada estratégica de las copropiedades. Por ejemplo, se pueden ofrecer programas de migración tecnológica que incluyan selección de software, parametrización, capacitación y puesta en marcha. Igualmente, paquetes integrales de cumplimiento 2025 que abarquen diagnóstico tributario, revisión de reglamento interno, adecuación contable y acompañamiento en facturación electrónica.
La integración entre tecnología, legalidad y contabilidad permitirá que las copropiedades no sólo cumplan con las exigencias de la DIAN y de la Ley 675, sino que además mejoren su gestión, reduzcan costos y fortalezcan la confianza entre los residentes. Implementar dashboards de control financiero, gestión documental digital y reportes automáticos puede convertir a una copropiedad tradicional en una comunidad moderna, eficiente y transparente.
El entorno regulatorio para las copropiedades en Colombia ya no se limita a la Ley 675 de 2001. La reforma tributaria 2025, los nuevos decretos y los conceptos contables obligan a una gestión más profesionalizada y tecnológicamente apoyada. Adoptar soluciones de automatización documental, contabilidad especializada y facturación electrónica no es simplemente una mejora operativa, sino una estrategia para garantizar cumplimiento, eficiencia y sostenibilidad en el tiempo.
A quienes administran, asesoran o representan copropiedades en el país, se les invita a ver la transformación digital como una oportunidad para elevar sus estándares de gestión, cumplir con la normativa vigente y mejorar la convivencia en comunidad. La modernización no solo optimiza procesos, también construye confianza y transparencia, pilares fundamentales de toda propiedad horizontal sostenible.
Concepto Elaborado Por El Área de Soluciones Contables & financieras de TECJUR SAS
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