CONCEPTO MINISTERIO DE JUSTICIA FRENTE AL DECRETO 1829 DE 2013

Concepto Ministerio de Justicia frente al Decreto 1829 de 2013, que exige la realización de audiencias exclusivamente en las instalaciones del Centro de Conciliación Autorizado y señala parámetros para la inasistencia del convocado a la primera audiencia

Me permito socializar el concepto emitido por el MINISTERIO DE JUSTICIA Y DEL DERECHO el pasado 15 de octubre de 2013, donde aclara las disposiciones contenidas en el Decreto 1829 del 27 de agosto de 2013, proferido por esa cartera en materia de Conciliación Extrajudicial en Derecho. 

En el documento adjunto se encuentra el texto completo, el cual pongo a su disposición junto con el referido decreto para su aplicación obligatoria a partir del 27 de agosto de 2013, fecha de su promulgación. 

Cito algunos apartes del referido concepto. 

De igual manera, luego de más de 20 años de desarrollo de las figuras de conciliación y arbitraje como herramientas de administración de justicia, y a partir de la experiencia de esta Cartera como órgano de control, inspección y vigilancia de Centros de Conciliación y/o Arbitraje, se introducen algunos artículos que robustecen las condiciones de seguridad jurídica en torno a los MASC, dentro de los cuales vale destacar las disposiciones que establecen definiciones, el procedimiento administrativo para la creación de Centros y otorgamiento de aval para impartir formación en conciliación, las obligaciones de los Centros y los principios que rigen su actuar,  y situaciones frente a las cuales procede la revocatoria de la autorización de funcionamiento de un Centro. Así, se busca que los Centros de Conciliación y Arbitraje tengan unos parámetros diáfanos de actuación, y que estén sujetos a un esquema de control plenamente garantista, orientado a generar procesos de mejora continua y no a la imposición de sanciones.

El instrumento que nos ocupa pretende incorporar modificaciones que permitan aumentar el impacto de la conciliación y el arbitraje, flexibilizando las exigencias para la creación de Centros, especialmente aquellos vinculados a un Consultorio Jurídico, acompasar los Métodos   Alternativos de Solución de Conflictos a las nuevas tecnologías de la información, implementar criterios de calidad en la prestación de los servicios a cargo de los Centros de Conciliación y Arbitraje, y fortalecer las tareas de inspección, control y vigilancia que sobre los Centros desarrolla esta Cartera, entre otros aspectos, a partir de decisiones que se adoptan teniendo como referente el desarrollo que estas figuras han tenido.

·         Conciliadores a Prevención.

De acuerdo con el artículo 16 de la Ley 640 de 2001, la selección del conciliador se podrá realizar de mutuo acuerdo entre las partes, por designación efectuada por el Centro, o a prevención cuando se acuda directamente a un abogado conciliador inscrito ante un Centro de Conciliación.

 Esto quiere decir en el marco de la Ley 640 de 2001,  que cuando la norma establece la posibilidad de que la selección del conciliador se efectúe a prevención, lo que está concibiendo es la opción de que de una lista amplia de conciliadores, el convocante a un trámite conciliatorio expresamente indique cuál conciliador desea que asuma el conocimiento de su caso. Ante esa circunstancia, será el conciliador solicitado por el convocante, el llamado a adelantar el procedimiento invocado.

Se concluye entonces, que la selección a prevención que del conciliador realice el convocante, se traduce en la opción de solicitar que sea alguien en particular el encargado de actuar como administrador de justicia en un caso concreto, sin que sea viable deducir de modo alguno, que ello lleva implícita una atribución para alterar las condiciones en las que debe prestarse el servicio de conciliación.

 A punto de discusión vale precisar que en Colombia el legislador ató la figura de la conciliación extrajudicial en derecho a la institucionalidad, razón por la cual al tratarse de particulares fungiendo como conciliadores, se determinó que estos deberían hacer parte de las listas de un Centro de Conciliación, cuyo reglamento interno les es exigible. Así mismo, el legislador previó que el Centro llevara a cabo diversas tareas de apoyo operativo y administrativo, pero fue más allá al disponer que debía encargarse de tareas usualmente asignadas al Consejo Superior de la Judicatura.

No obstante lo expuesto, erradamente el artículo 16 de la Ley 640 de 2001 había sido interpretado como la alternativa de que el convocante recurriera de forma directa a un conciliador, quien atendería las causas a él encomendadas en su oficina particular de abogado, y utilizaría los servicios del Centro de Conciliación únicamente para llevar a cabo los trámites de registro de las actas de conciliación y el archivo de las constancias de no acuerdo, asunto no conciliable, o inasistencia de alguna de las partes.

  Es por ello que el Centro debe verificar que el conciliador cumpla con el perfil mínimo fijado por el ordenamiento jurídico vigente fara fungir como administrador de justicia, garantizar la actualización permanente de quienes están inscritos como conciliadores en la lista del Centro, ofrecer información al público acerca de los mecanismos alternativos de solución de conflictos, contar con la infraestructura física y técnica propia de la prestación de servicios de acceso a la justicia, administrar el procedimiento de designación de conciliadores, entre otros aspectos. Adicionalmente, la Ley 640 de 2001 dispuso a través del artículo 14, que los efectos del acuerdo conciliatorio y del acta de conciliación sólo se surtirán a partir del registro del acta en el Centro de Conciliación.

Esto lamentablemente llevó a que muchos Centros se convirtieran en meras oficinas de registro de información, dejando a un lado el desarrollo de diversas tareas que hacen parte de su esencia. Así, los Centros de Conciliación no tenían mayor control sobre los conciliadores que prestaban sus servicios de forma desarticulada con las labores que a aquellos les son propias, lo que lamentablemente conllevó a que fueran frecuentes los casos en los cuales se desconocía qué tarifas estaban siendo cobradas por los conciliadores, cuántos casos habían sido atendidos, cuáles eran las condiciones de las instalaciones en las que actuaba el conciliador, cuáles eran los protocolos de atención implementados, entre otros aspectos.

 Teniendo como referente lo expuesto, el Decreto 1829 de 2013 retoma el espíritu del legislador y el alcance real que tiene la disposición que configura la posibilidad de que el conciliador sea seleccionado a prevención. Por ello, a través del artículo 14 se precisa que al margen de la manera en que se establezca qué conciliador será competente para conocer del caso, éste no podrá citar a las partes a audiencia de conciliación por fuera de las instalaciones del Centro, salvo que de manera excepcional ello haya sido autorizado por el Director del mismo.

Queda claro entonces que el conciliador, libremente seleccionado por las partes, debe llevar a cabo su tarea ciñéndose a la institucionalidad del Centro de Conciliación y a los parámetros por él fijados, utilizando unas instalaciones que cuentan con todos los recursos necesarios y apropiados para facilitar el acercamiento de las partes y la suscripción de acuerdos sostenibles, y cobijado por los requisitos mínimos del servicio que aseguran una atención con calidad.

Es importante señalar que el artículo 14 no solo encausa el verdadero sentir del legislador y el alcance de la Ley 640 de 2001, sino que también resulta altamente garantista para las partes, como quiera que el usuario siempre va a estar en un escenario imparcial, cobijado por una estructura organizacional a su servicio, y con la opción de recurrir de manera inmediata ante agentes propios de la estructura organizativa del Centro, cuando sienta que sus derechos están siendo vulnerados o que el conciliador se aparta de las tareas que encierra su competencia.

 De igual manera, las reglas del procedimiento conciliatorio y las tarifas a sufragar siempre van a ser transparentes para el ciudadano, mientras que el Centro va a estar en plena capacidad de verificar la satisfacción de la normativa vigente y del reglamento interno por cuenta del conciliador.

 Aún así, y en aras de no afectar el acceso a la justicia, el decreto señala que de manera excepcional el director del Centro podrá conferir autorización al conciliador, para llevar a cabo la audiencia de conciliación de un caso concreto, por fuera de las instalaciones del mismo. Esto implica de contera que el Centro desarrolle un protocolo interno cuyo cumplimiento verificará el Ministerio de Justicia y del Derecho, en el que será menester señalar ante qué circunstancias y de qué manera, se conferirá esta autorización.

Nótese como el decreto 1829 de 2013 señala la realización de la audiencia de conciliación por fuera de las instalaciones del Centro, como una posibilidad excepcional. Así mismo, el análisis que debe efectuar el Director del Centro para otorgar ese aval se circunscribe a las precisas circunstancias de determinado caso, y no de forma genérica al operador de la conciliación.

 Ahora bien, el decreto 1829 de 2013 no altera la vinculación que el conciliador tenga con el Centro. Que la prestación del servicio se lleve a cabo empleando la infraestructura del Centro no quiere decir que esto genere una relación laboral entre Centro y conciliador, ni mucho menos que el Centro esté llamado a asumir obligaciones ligadas a la afiliación y pago de la cobertura en salud, pensiones y ARL del conciliador.

 También debe tenerse presente que todo pago cancelado por la prestación de los servicios del Centro debe efectuarse directamente ante este, estando vedado a los conciliadores recibir dinero alguno por cuenta de las partes. Es altamente recomendable que los Centros conciban maneras flexibles para efectuar el pago de las tarifas, recurriendo a opciones distintas al pago por caja, como una manera de facilitar el acceso a sus usuarios. Cancelado el monto de la tarifa, corresponderá al Centro proceder a liquidar y hacer entrega del valor que corresponde al conciliador a título de honorarios.

CLAUDIA PATRICIA TORRES NARANJO

Directora

Centro de Conciliación y Arbitraje CONSTRUCTORES DE PAZ