LO QUE DEBE SABER DEL REGISTRO DE BASES DE DATOS
Mediante Circular
Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015, la Superintendencia de Industria y
Comercio impartió instrucciones a los Responsables del Tratamiento de datos
personales, personas jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras
de Comercio y sociedades de economía mixta, para efectos de realizar la
inscripción de sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos –
RNBD a partir del 9 de noviembre de 2015”.
El Registro
Nacional de Bases de Datos – RNBD - es el directorio público de las bases de
datos sujetas a tratamiento que operan en el país, el cual será administrado
por la Superintendencia de Industria y Comercio y será de libre consulta para
los ciudadanos.
El Gobierno Nacional, mediante el capítulo 26 del
Decreto Único 1074 de 2015, reglamentó la información mínima que debe contener
el RNBD y los términos y condiciones bajo los cuales se deben inscribir en éste
las bases de datos sujetas a la aplicación de la Ley 1581 de 2012.
La Superintendencia de Industria y Comercio,
mediante la Circular Externa No. 02 del 3 de noviembre de 2015 impartió instrucciones a los
Responsables del Tratamiento de datos personales, personas jurídicas de
naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y sociedades de
economía mixta, para efectos de realizar la inscripción de sus bases de datos
en el RNBD.
En el 2016 se habilitará la inscripción en el RNBD
de las bases de datos de las personas naturales, las entidades públicas,
diferentes a las sociedades de economía mixta, y las personas jurídicas de
naturaleza privada que no están inscritas en las Cámaras de Comercio, previa
publicación de las instrucciones que para el efecto impartirá esta
Superintendencia.
1. ¿Qué es el RNBD? Es el Directorio público de las
bases de datos con información personal sujetas a Tratamiento que operan en el
país.
2. ¿Qué ley creó el RNBD? La Ley 1581 de 2012,
que dispuso el régimen general de protección de datos personales, aplicable a
los datos personales registrados en cualquier base de datos para ser manejados
o tratados por entidades de naturaleza pública o privada. Esta norma,
igualmente, designó a la SIC como Autoridad de Protección de Datos para
garantizar que en el tratamiento de esos datos se respeten los principios,
derechos, garantías y procedimientos dispuestos en la ley y le atribuyó la administración
del RNBD.
3. ¿Para qué sirve el RNBD? Para
conocer la realidad de
las bases de datos personales del país, la cantidad de titulares y tipos de datos tratados, quién o quiénes adelantan su
tratamiento, la finalidad y
las políticas de
tratamiento y los canales o
mecanismos dispuestos para recibir consultas, peticiones y
reclamos, entre otros aspectos.
4. ¿A quién beneficia? Tanto
a los titulares, quienes pueden consultar el RNBD para establecer, por ejemplo,
los canales de atención para ejercer sus derechos, como a los Responsables del
Tratamiento, quienes deben cumplir con dicho registro so pena de incurrir en
sanciones.
5. ¿Qué es una base de datos
personal? Es un conjunto organizado de datos personales que se utiliza
para llevar el registro y la administración de los mismos, bien sea en medio
físico (un archivo) o en medio electrónico (archivos en cualquier formato como
hojas electrónicas, tratamiento de texto, con el uso o no de motores de bases
de datos, etc.), e independientemente de la cantidad de datos personales que
contenga. El registró y administración de datos personales implica desde
almacenarlos, hasta consultarlos, actualizarlos, compartirlos con terceros y/o
eliminarlos, para los fines que decida la empresa. Por lo general, las empresas tienen las siguientes bases de datos: de
empleados, clientes y proveedores.
Ejemplo de datos personales pueden ser:
- DATOS DE IDENTIFICACIÓN: Nombre, apellido, tipo de identificación, número de identificación, fecha y lugar de expedición, nombre, estado civil, sexo, firma, nacionalidad, datos de familia, firma electrónica, otros documentos de identificación, lugar y fecha de nacimiento o muerte, edad, huella, ADN, iris, Geometría facial o corporal, fotografías, videos, fórmula dactiloscópica, voz, etc.
- DATOS DE UBICACIÓN: como los relacionados con la actividad comercial o privada de las personas como dirección, teléfono, correo electrónico, etc.
- DATOS DE CONTENIDO SOCIO ECONÓMICO: como estrato, propiedad de la vivienda, Datos financieros, crediticios y/o de carácter económico de las personas, Datos patrimoniales como bienes muebles e inmuebles, ingresos, egresos, inversiones, historia laboral, experiencia laboral, cargo, fechas de ingreso y retiro, anotaciones, llamados de atención, nivel educativo, capacitación y/o historial académico de la persona, etc.
- DATOS SENSIBLES: como los relacionados con la salud de la persona en cuanto a órdenes y relación de pruebas complementarias como laboratorio, imágenes diagnósticas, endoscópicas, patológicas, estudios, etc. diagnósticos médicos, generales o especializados, psicológicos o psiquiátricos, medicamentos y/o tratamientos médicos o terapéuticos de cualquier tipo, los relacionados con la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, religiosas, políticas; datos relacionados con las convicciones religiosas, filosóficas y/o políticas, los datos de preferencia, identidad y orientación sexual de la persona, origen étnico-racial, personas de la tercera edad o menores de 18 años en condición de pobreza, datos sobre personas en situación de discapacidad personas con limitaciones sicomotoras, auditivas y visuales en condiciones de pobreza, personas víctimas de la violencia, personas en situación de desplazamiento forzado por violencia, madres gestantes o lactantes o cabeza de familia en situación de vulnerabilidad, menores en condición de abandono o protección, etc.,
6. ¿Qué bases de datos se deben
registrar? Las bases de datos que contengan datos personales cuyo Tratamiento
automatizado o manual se realice por personas naturales o jurídicas, de
naturaleza pública o privada, en el territorio colombiano o fuera de él, en
este último caso, siempre que al Responsable del Tratamiento o al Encargado del
Tratamiento le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y
tratados internacionales. A partir del 9 de noviembre de 2015 se deben registrar las bases de datos
con información personal de los Responsables del tratamiento que sean personas
jurídicas de naturaleza privada inscritas en las Cámaras de Comercio y
sociedades de economía mixta. En el 2016 se habilitará el registro de las bases
de datos de las personas naturales, entidades públicas y personas jurídicas que
no están inscritas en las Cámaras de Comercio, para ello la SIC expedirá un
Circular Externa informando la fecha y procedimiento a seguir.
7. ¿Todas las
sociedades, aunque tengan un (1) solo empleado o unos activos
pequeños, deben registrar sus bases de datos en el RNBD e implementar lo
establecido en la ley de protección de datos personales? El régimen general de
protección de datos personales es aplicable a todas las empresas que realicen
el tratamiento de datos personales, es decir, que recolecten, almacenen, usen o
circulen datos personales. La ley no tiene ninguna excepción que excluya su
aplicación por el tamaño de la empresa, el número de empleados que tenga o la
cantidad o tipo de datos personales que administre.
8. En mi empresa no tengo bases de datos personales.
Pese a esto, ¿tengo que registrar algo ante la Superintendencia? En este caso y para
estar seguro, le recomendamos revisar si en su empresa se recolecta, almacena,
usa o circula datos personales, bien sea en archivos físicos o electrónicos. En
especial, analice si tiene datos de empleados, clientes, proveedores o de
posibles empleados, clientes o proveedores. Si es así, sí tiene bases de datos
con información personal y, por esta razón, debe inscribirlas en el RNBD.
9. ¿Quién debe registrar las
bases de datos? Es deber de los Responsables del Tratamiento de los
datos personales registrar las bases de datos con información personal.
10. ¿Quién es el Responsable del
Tratamiento? Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el
Tratamiento de los datos. El Tratamiento es cualquier operación o conjunto de
operaciones sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento,
uso, circulación o supresión, entre otros.
11. ¿Quién es el Encargado del
Tratamiento? Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que
por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales
por cuenta del Responsable del Tratamiento. Vale la pena aclarar que para
efectos de la normativa sobre protección de datos personales el Encargado del
tratamiento es un tercero, ajeno a la empresa, por lo que no debe confundirse
con el empleado que al interior de la organización es quien administra la base
de datos.
12. ¿Cuáles son los plazos de
inscripción? Las empresas tienen un (1) año para inscribir sus bases de
datos en el RNBD, contado a partir del 9 de noviembre de 2015, fecha en la que
se habilitó el registro. Sin perjuicio del término de un (1) año, la Superintendencia de Industria y
Comercio fijó unos plazos teniendo en cuenta los dos (2) últimos dígitos del
Nit, para evitar que las empresas lleven a cabo el registro de sus bases de
datos al final de ese año, es decir, en noviembre de 2016, corriendo así el
riesgo de no cumplir con la obligación que tienen de registrar sus bases de
datos o de colapsar el sistema y los canales de soporte dispuestos para atender
las consultas e inquietudes de los Responsables del Tratamiento.
Se aclara que aunque no se lleve a cabo la inscripción de las bases de
datos en los plazos señalados, de acuerdo con los dos (2) últimos dígitos del
NIT, se podrá cumplir con este deber en cualquier momento y hasta antes del 9
de noviembre de 2016, fecha en la que vence el año dispuesto en el Decreto
Único 1074 de 2015. No obstante, sugerimos no esperar hasta el final.
13. ¿Qué pasa si no lo hago? Es
importante tener en cuenta que el artículo 23 de la Ley 1581 de 2012 indica que
la Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables
del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:
- Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.
- Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.
- Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.
- Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.
Tips para el registro: Antes de registrar las
bases de datos es preciso realizar el inventario de las bases de datos con
información personal que reposen o no en las instalaciones de la empresa,
bien sea en medio físico (papel) o
electrónico (listas o archivos en cualquier formato, bases
de datos relacionales, etc.).
Al efectuar este inventario se debe obtener la siguiente información:
- Cantidad de bases de datos con información personal.
- Cantidad de titulares por cada base de datos.
- Información detallada de los canales o medios que se tienen previstos
para atender las peticiones y reclamos de los titulares.
- Tipos de datos personales contenidos en cada
base de datos a los que se realiza
Tratamiento, como: datos de identificación, ubicación, socioeconómicos,
sensibles u otros.
- Ubicación de las bases de datos.
- Los datos de identificación y ubicación de los Encargados del
tratamiento.
- Medidas de seguridad y/o controles implementados en la base de datos
para minimizar los riesgos de un uso no adecuado de los datos personales
tratados.
- Conocer si se cuenta con la
autorización de los titulares de los
datos contenidos en las bases de datos.
- Forma de obtención de los datos (directamente del titular o mediante
terceros).
- Si se ha realizado transferencia o transmisión internacional de los
datos personales contenidos en la base de datos.
- Si se ha realizado cesión de la base de datos.
14. ¿Cómo subo la información de
mi base de datos? Tal como lo indica la Circular Externa No. 02 de 2015, emitida por la
Superintendencia de Industria y Comercio y publicada en el sitio web de esta
entidad, www.sic.gov.co, “Los Responsables del Tratamiento no
cargarán en el Registro Nacional de Bases de Datos – RNBD- sus bases de datos
con información personal. Solamente inscribirán la información establecida en
el capítulo 26 del Decreto Único 1074 de 2015 y en la presente Circular”.
En consecuencia, ninguna base de datos se cargará en el RNBD, solamente se
suministrará la información que la identifique, de acuerdo con lo que se
definió en el Decreto y en la Circular citados. Para mayor detalle e
ilustración le recomendamos consultar el Manual de Usuario publicado en la
página de esta Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en
el link del Registro Nacional de Bases de Datos.
15. No entiendo cómo hacer el
registro, me pueden colaborar. En la página de la Superintendencia de
Industria y Comercio, www.sic.gov.co, en el micrositio de
“Protección de Datos Personales” hay un link del Registro Nacional de Bases de
Datos, donde puede encontrar la ayuda necesaria para inscribir sus bases de
datos. Allí están publicados el Video Tutorial y el Manual de Usuario.
Adicionalmente, puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o
al contact center (571) 5920400, donde podrán
resolver sus dudas puntuales, o escribir al correo soporteRNBD@sic.gov.co, mediante el cual se
da respuesta a todo lo relacionado con el RNBD.
16. No tengo inscripción en
Cámara de Comercio. ¿Debo registrar las bases de datos en el Registro Nacional
de Bases de Datos? ¿Cómo sería el proceso? El RNBD se habilitó a partir
del 9 de noviembre de 2015 solamente para las empresas que son persona jurídica
inscrita en Cámara de Comercio. Para los demás, es decir, quienes no están
inscritos en las Cámaras de Comercio, como algunas personas jurídicas privadas,
personas naturales o entidades públicas, el registro se habilitará en el curso
del 2016. Por lo anterior lo invitamos a estar pendiente de las instrucciones que se
publicarán en el sitio web de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, para conocer la
fecha establecida y el procedimiento a seguir. Sin perjuicio de esto, le
recomendamos consultar el Manual de Usuario publicado en la página de esta
Superintendencia, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en el link del Registro
Nacional de Bases de Datos, el cual ilustra las actividades que se deben
realizar para cumplir con este registro.
17 ¿Las empresas que están en
liquidación y las que están ya liquidadas también tienen que realizar el
proceso en el Registro Nacional de Bases de Datos? Es deber de todas las
empresas registrar sus bases de datos en el RNBD. En consecuencia, si una
sociedad que está en liquidación tiene bases de datos con información personal,
debe registrarlas. Por su parte, si una sociedad ya se liquidó, no es sujeto de
derecho y, por esta razón, no le es exigible esta obligación.
18. ¿Qué debo hacer si al
registrarme aparece un mensaje informando que el correo no coincide con el
inscrito en Cámara de Comercio? La Superintendencia de Industria y
Comercio realiza la validación de los datos del usuario del Registro Nacional
de Bases de Datos –RNBD- con la información que se encuentra en el Registro
Único Empresarial y Social –RUES-, de tal manera que cuando se presenta un
inconveniente con dicha validación es necesario que se le reporte a esta
Superintendencia, a través del correo electrónicosoporteRNBD@sic.gov.co, para que procedamos
a adelantar la gestión correspondiente ante Confecámaras, como administrador
del RUES.
19. ¿Al intentar registrarme por
primera vez, me aparece un mensaje que indica que “La información de matrícula no es correcta”? Cuando al
realizar el registro de usuario en el RNBD, después de digitar el número de
matrícula mercantil de la empresa, aparece un mensaje que indica que “La información de matrícula no es correcta”,
debe verificar en la página del RUES (www.rues.org.co) cómo aparece ese
dato para después digitarlo tal como se muestra allí. En algunos casos este
número no coincide exactamente con el que aparece en el certificado de
Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, bien sea
porque tiene unos números iniciales que no coinciden o porque se incluye el
guion.
20 Tengo varias empresas
inscritas en Cámara de Comercio con el mismo correo electrónico, el RNBD me
permite hacer el registro de la primera empresa pero no de las demás. ¿Qué debo
hacer? Teniendo en cuenta que el correo electrónico es el usuario con el
que ingresará cada empresa, como Responsable del tratamiento, a registrar sus
bases de datos, dicho correo debe ser único para cada una de ellas. Por esta
razón, es necesario seguir los siguientes pasos:
- Después de recibir la contraseña e ingresar por primera vez al RNBD, con la primera empresa, debe cambiar esa contraseña y registrar la información del Responsable del Tratamiento y cerrar cesión.
- Inicie una nueva sesión y cambie el correo del Responsable por otro que, en adelante será el usuario con el que ingresará esa empresa en adelante y al cual se enviará la respectiva contraseña.
- Efectuados los pasos anteriores se puede llevar a cabo el registro de la segunda empresa con el correo electrónico que se encuentra en la Cámara de Comercio.
Estos pasos podrán repetirse igual tantas veces como se requiera, teniendo
en cuenta el número de empresas que compartan el mismo correo electrónico en
Cámara de Comercio.
Para mayor detalle e ilustración le recomendamos consultar el numeral 3.3 “Registrar dos
o más empresas cuyo correo electrónico en cámara de comercio es el mismo” en
el Manual de Usuario publicado en la página de esta Superintendencia, www.sic.gov.co, en el micrositio de “Protección de Datos Personales”, en
el link del Registro Nacional de Bases de Datos.
21. Tengo una base de datos
duplicada en el RNBD o con datos errados. ¿Cómo puedo eliminar la información
registrada? En general, es posible eliminar o modificar toda la información ingresada
en el RNBD, siempre y cuando no se haya finalizado el registro de la base de
datos, es decir, no se le haya asignado número de radicado. Ahora, si ya se
finalizó el registro de la base de datos y en la información ingresada hay
errores, estos se pueden corregir mediante la opción “Modificar registro” y,
una vez efectuada la corrección, se debe finalizar nuevamente la inscripción.
22. Luego de agregar los canales
de atención al titular, no aparece el botón de continuar. ¿Qué debo hacer? En el paso 2 del RNBD,
relacionado con los canales que las empresas han dispuesto para atender las
peticiones, consultas y reclamos de los ciudadanos en materia de protección de
datos personales, se debe ingresar al menos un (1) canal, tanto para el Responsable del Tratamiento como
para cada uno de los Encargados. Tenga
en cuenta que, por defecto, cuando se da clic en agregar canal, aparece en
primer lugar el Responsable del Tratamiento, por lo que una vez diligenciada la
información de este se debe guardar y agregar uno a uno los canales de los
Encargados registrados. Solamente cuando se ha cargado el canal para todos, es
decir, para el Responsable y todos los Encargados del Tratamiento, aparece el
botón de continuar.
23. Cómo puedo
consultar quiénes se han registrado? En la
página de la Superintendencia de Industria y Comercio, www.sic.gov.co, en el
micrositio de “Protección de Datos Personales” en el link del Registro Nacional
de Bases de Datos, puede encontrar el botón de “Consulta RNBD”, donde puede
conocer qué empresas, como Responsables del tratamiento, han realizado la
inscripción de sus bases de datos. Esta consulta se puede hacer por nombre o
razón social, por palabra o por letras.
24. ¿Qué
diferencia hay entre actividad económica y finalidad? ¿Cuál debo colocar para
mi empresa, o cómo se cuál me corresponde? La actividad económica está
referida a la empresa y corresponde a la que se inscribe en el Registro
Mercantil o en el RUT, de acuerdo con la Clasificación Industrial Internacional
Uniforme –CIIU-. En cuanto a la finalidad, está referida a la base de datos y
corresponde al objetivo o propósito de la misma, es decir, para qué se tiene
esa base de datos.
25. ¿Qué
hago en caso de que no encuentre en la lista la finalidad que necesito? Puede
escribir al correo soporteRNBD@sic.gov.co,
solicitando que se incluya o se tenga en cuenta la finalidad requerida.
26. En cuanto
a la cantidad de titulares de la base de datos ¿Se entienden como titulares a
registrar únicamente los activos o también los inactivos y los históricos? El
almacenamiento de los datos personales es una forma de tratamiento de los
mismos, por lo tanto se deben registrar tanto los titulares activos, como los
inactivos y los históricos que reposen en sus bases de datos.
27. Teniendo
en cuenta que la Cantidad de Titulares es el número de personas de la Base de
Datos, pero esta puede aumentar diariamente o mensualmente, ¿cómo se registra
entonces ese dato? Teniendo en cuenta que la cantidad de titulares, en
muchos casos, puede ser una variable con un comportamiento dinámico en períodos
cortos, se puede registrar la cantidad de titulares que tiene la base de datos
al momento de realizar el registro.
28. El archivo de política u
otro no me carga ¿Qué debo hacer? Las posibles causas por las cuales un
archivo no carga, pueden ser las siguientes:
- El archivo no tiene la extensión solicitada o está dañado.
- El archivo tiene un peso que excede el permitido.
- En el momento de realizar el cargue del archivo, el aplicativo se encuentra desconectado del servidor, bien porque se excedió el tiempo de inactividad o por fallas de conexión local.
29 Si tengo
diferentes bases de datos a las que les aplica la misma política de tratamiento
de datos personales y los mismos canales, debo repetir esta información en el
registro para cada base de datos? Así es, debe cargarse la información
en forma independiente para cada una de las bases de datos.
30 ¿Qué debe
contener el documento de las políticas de tratamiento de datos personales?
Existe un modelo que la SIC facilite o realiza asesorías para la elaboración de
las mismas? Para la documentación de las políticas de tratamiento
de datos personales, el Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25, Sección
3, artículo 2.2.2.25.3.1 indica lo siguiente:
- “Artículo 2.2.2.25.3.1. Políticas de Tratamiento de la información. Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas.
- Las políticas de tratamiento de la información deberán constar en medio físico o electrónico, en un lenguaje claro y sencillo y ser puestas en conocimiento de los Titulares. Dichas políticas deberán incluir, por lo menos, la siguiente información.
- Nombre o razón social, domicilio, dirección, correo electrónico y teléfono del Responsable.
- Tratamiento al cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo cuando no se haya informado mediante el aviso de privacidad.
- Derechos que le asisten como Titular.
- Persona o área responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización.
- Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.
- Fecha de entrada en vigencia de la política de tratamiento de la información y período de vigencia de la base de datos.
- Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, en los términos descritos en el artículo 2.2.2.25.2.2. del presente Decreto deberá ser comunicado oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.”
La Superintendencia no ha elaborado ningún modelo de
políticas de tratamiento de información ya que corresponde a cada Responsable
del Tratamiento desarrollar sus políticas teniendo en cuenta las condiciones
particulares de su empresa y los datos personales que trata.
Sin perjuicio de lo anterior, sugerimos consultar las
Guías para la implementación del Principio de Responsabilidad Demostrada,
elaboradas por esta Superintendencia, las cuales podrá encontrar en el buscador
de la página www.sic.gov.co o
accediendo directamente al link:http://www.sic.gov.co/drupal/recursos_user/documentos/noticias/Guia_Accountability.pdf documento
que orientará al Responsable del tratamiento en la estructuración de un
Programa Integral de Gestión de Datos Personales al interior de la
organización.
31. Ya finalicé el
trámite, ¿ahora qué debo hacer? De acuerdo con lo indicado en el numeral
2.3 de la Circular Externa No. 002 de 2015, La información contenida en el RNBD
deberá actualizarse, como se indica a continuación:
- Dentro de los primeros diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de
la inscripción de la base de datos, cuando se realicen cambios
sustanciales en la información registrada.
- Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir de 2018.
Se aclara que los cambios sustanciales están definidos
en la misma circular, así: “Son
cambios sustanciales los que se relacionen con la finalidad de la base de
datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la
clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base de
datos, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de
Tratamiento de la Información y la transferencia y transmisión internacional de
datos personales”.
La actualización se realiza por la opción de
“Modificar Registro” que aparece una vez finalizada la base de datos.
Necesito
capacitación en el Registro Nacional de Bases de Datos, ¿cómo la solicito a la
SIC? Se debe enviar una solicitud a la Oficina de Servicios
al Consumidor y de Apoyo Empresarial – OSCAE, dependencia encargada en la
Superintendencia de Industria y Comercio de realizar la programación y
coordinación de los eventos de capacitación.
No obstante, en la página de la Superintendencia, www.sic.gov.co, en el
micrositio de “Protección de Datos Personales” en el link del Registro Nacional
de Bases de Datos, puede encontrar el video tutorial y el manual de ayuda con
el paso a paso para realizar el registro de las bases de datos. Adicionalmente,
puede comunicarse a la línea gratuita nacional 018000-910165 o al contact
center (571) 592 04 00, donde podrá resolver sus dudas puntuales respecto al
Registro, o escribir al correosoporteRNBD@sic.gov.co, para
tener respuesta a las preguntas que tenga acerca del RNBD.
32. ¿Cómo
realizo la modificación y actualización de la base de datos? La
modificación y actualización de las bases de datos se realiza por la opción de
“Modificar Datos” que aparece una vez finalizada cada base de datos. Esta
opción sólo aparece cuando no se ha entrado nunca a modificar una base de datos
finalizada.
33. ¿La persona
que manejaba el correo a través del cual se administraba el RNBD ya no trabaja
en la organización y ya no tenemos acceso al mismo, qué se debe hacer? Si el
problema es que no tiene la clave de acceso al RNBD, puede obtener una nueva
mediante la opción “Restablecer contraseña”. Ahora, si desconoce la respuesta a
la pregunta de seguridad, debe enviar una solicitud al correo soporteRNBD@sic.gov.co, desde
el correo registrado como usuario, pidiendo el soporte respectivo.
De otra parte, si ya no tiene acceso tampoco al correo
registrado, debe enviar un correo asoporteRNBD@sic.gov.co mediante
el correo electrónico del representante legal que se registró en el RNBD,
solicitando el soporte correspondiente.
Una vez se recupere el acceso al RNBD, podrá cambiar
el correo electrónico del responsable, de la forma como lo indica el manual de
usuario en el numeral 4.3, teniendo en cuenta que este correo será, en
adelante, el usuario de acceso y de contacto al cual se remitirán las
comunicaciones de la SIC.
Finalicé el registro y no me
llegó la comunicación que envía la Superintendencia con el número de radicado
del trámite adelantado ¿Cómo puedo obtener una copia? Una vez
se finaliza el trámite del registro de cada base de datos, la SIC envía el
correo electrónico a través de la cuenta soporteRNBD@sic.gov.co, Puede
suceder que al ser un correo desconocido para la cuenta del usuario, llegue a
la bandeja de correo no deseado o spam. Para evitar esto, agregue el correo de
la SIC a su lista de contactos y en caso de que lo borre accidentalmente, con
el número de radicado que aparece en la consulta del RNBD, en la opción
“Inscribir bases de datos”, puede consultar la comunicación en la página web de
esta entidad, www.sic.gov.co
Por la opción “Consulte aquí el estado de su trámite”,
podrá obtener una copia de la comunicación con el número de radicado del
trámite adelantado, en la lupa que aparece al final de la consulta.
volver
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